Meni

Spretnosti izvršnega asistenta, plače, odgovornosti in drugo

  • Glavni
  • Drugo
  • Spretnosti izvršnega asistenta, plače, odgovornosti in drugo

executive assistant skills

Preizkusite Naš Instrument Za Odpravo Težav

Spoznajte vloge in odgovornosti, plače in bistvene spretnosti, potrebne za uspešen izvršni asistent:

Vloga izvršnih pomočnikov se je razvila v zadnjih letih. Od samega odgovarjanja na telefonske klice in pozdrava gostov v pisarni so danes postali strateški partner, reševalci problemov in zaupanja vreden zaupnik. Zdaj imajo večjo vrednost kot prej. Njihova funkcija se je preoblikovala v bolj strateško kot podporno.

Danes se izvršni direktorji zanašajo na svoje pomočnike za veliko več kot le skrbniško pomoč. Od tehničnih strokovnjakov, strateškega svetovanja in kritične analize situacij so odvisni tudi od strokovnjakov. Njihova vloga se razteza na široko paleto stvari in različna vprašanja, kot so notranje komuniciranje, upravljanje projektov, načrtovanje dogodkov itd.

Spretnosti izvršnega asistenta

Kaj se boste naučili:

Vloge in odgovornosti izvršnega pomočnika

Njihovo delo je opisano kot vloga moči. Torej je neizogibno, da bi morali imeti izvršilni pomočniki nekaj posebnih veščin, s katerimi bi lahko vse predelali. Če nameravate to postati, je tukaj seznam osnovnih in bistvenih veščin, ki jih morate imeti. Pred tem pa morate vedeti, kakšne so naloge izvršnega pomočnika.

Odgovornosti izvršnega asistenta

Odgovornosti

(slika vir )

Čeprav so se vloga in odgovornosti izvršnega pomočnika v zadnjih letih zelo povečale, so nekatere osnovne ostale enake.

Odgovornosti vključujejo:

  • Priprava dokumentov, kot so finančna poročila, računi, opombe, pisma, poročila itd.
  • Po potrebi poskrbite za klice, na primer odgovorite nanje, jih usmerite ali posredujte sporočila.
  • Skrb za osnovno knjigovodstvo.
  • Zbiranje in arhiviranje evidenc, poročil in dokumentov podjetij.
  • Priprava dokumentov za pregled in predstavitev po raziskovanju in izvajanju podatkov.
  • Pomagajte vodstvom pri pripravi na sestanke.
  • Natančno snemanje zapisnikov sestankov.
  • Popravljanje sestankov.
  • Uporaba računalnikov za različna dela.
  • Organiziranje potovanj.
  • Upravljanje baze podatkov, naročanje zalog in opravljanje podobnih pisarniških nalog.
  • Preverjanje, razvrščanje in distribucija komunikacij, kot so faksi, e-pošta, pisma itd.

Plača izvršnega asistenta

Plača

(slika vir )

Delovna mesta izvršnih pomočnikov so na drugem mestu najbolje plačanih delovnih mest na trgu in ne potrebujejo posebne stopnje ali stopnje izobrazbe. Plača EA se v različnih panogah razlikuje. Zaslužijo lahko med 55.000 in več kot 70.000 dolarji.

Seznam spretnosti izvršnega asistenta

Biti izvršni asistent je zahtevno delo. Torej, če ste hudi za to službo, morate imeti nekaj osnovnih veščin.

Te spretnosti so podrobno razložene spodaj:

# 1) Nagnjenost k pogovorom

Izvršni pomočnik je kot tiskovni predstavnik in njihove besede veljajo za šefove. Zato so odlične komunikacijske spretnosti strokovnjakov z ustreznimi telefonskimi etiketami in uglajenim jezikom nujne. Morali bi biti prepričljivi in ​​bi morali imeti možnost, da vse postavite na mizo natančno in jasno.

Pogosto morajo pomočniki v imenu svojih šefov dejansko prevzeti vlogo notranje komunikacije. Prav tako želijo vodstvo preveriti ideje pri vas ali pridobiti vaše mnenje o nečem bistvenem. Torej morajo biti sposobni pošteno izraziti svoje stališče.

# 2) Brezhibne spretnosti za organiziranje in določanje prednostnih nalog

To je nujno potrebno za izvršne pomočnike, saj imajo hitro spreminjajočo se vlogo. Torej si ne morejo privoščiti, da bi izgubili čas, ko so neorganizirani. Dober direktor mora biti brezhibno organiziran.

Naloge morajo razvrstiti po prednostnih nalogah glede na fokus in jih dokončati eno za drugo. Šefu pomagajo pri določanju nalog, zato morajo to storiti že prej. Tako jim omogoča, da šefu pomagajo, da čim bolj moti pozornost in se osredotoči le na najbolj pereča vprašanja in dejavnosti, ki imajo največji vzvod.

To zahteva dobro presojo, da se odločite, kaj potrebuje pozornost in kaj lahko preprosto zaustavite. Asistent mora sodelovati s svojim šefom, da da prednost delu. Če želite dobro določiti cilje velike slike, morate biti jasni, saj brez jasnih ciljev tega ne morete storiti.

# 3) Večopravilnost

večopravilnost

(slika vir )

No, večopravilnost je mit, saj lahko naši možgani hkrati opravijo samo eno zapleteno delo. Toda določena stopnja večopravilnosti je bistvena pri vlogi izvršnega asistenta. Zdaj lahko to storite tako, da združite dve preprosti nalogi.

Na primer, ste na klicu, oseba na drugi strani pa je vaš klic zadržala. Vzemite si čas, da odgovorite na nekatera e-poštna sporočila ali rezervirate potovanja. Delu morate dati prednost in ga dokončati enega za drugim. Toda mešanje nekaterih nespametnih nalog vam bo prihranilo veliko časa.

# 4) Strokovnjak v tehnologiji

Izvršni pomočniki morajo biti spretni v tehnoloških spretnostih, saj morajo ustvarjati poročila podjetij, izvajati vnose podatkov, upravljati koledarje itd. Torej, dobro morate poznati orodja MS Office, internet itd. Pogosto morajo delati s sistemom za upravljanje odnosov s strankami, virtualno službo za pomoč uporabnikom in platformo za pomoč strankam.

In zato mora izvršni asistent temeljito poznati operacijske sisteme, programsko opremo, brskalnike itd.

# 5) Oko za podrobnosti

Komunikacija s partnerji in strankami je občutljiva, zato je treba pri njihovem ravnanju biti usmerjen v podrobnosti. To jim pomaga, da se izognejo tipkarskim napakam in slovničnim napakam. Pogled na podrobnosti pomaga tudi pri drugih delih, hkrati pa poskrbite za zanesljive in natančne podatke o delu.

Napake ne bi samo zmanjšale vašega ugleda, temveč bodo šefa tudi vprašale o vaši zaupanju.

# 6) Odločilno in hitro

Biti izvršni asistent je kot ves čas teči s hitrim tempom. Nimajo časa, da bi bili počasni ali nejasni. Znati morate biti sposobni oceniti situacijo, zbrati potrebne informacije, zastaviti pomembna vprašanja in nato hitro ukrepati.

Morda ne boste imeli vedno vseh potrebnih informacij, vendar boste vedno morali ukrepati samozavestno in hitro. Ne boste dobili razkošja čakanja na več jasnosti ali še huje, včasih celo dovoljenja.

Spretnosti izjemnega izvršnega asistenta

Obstajajo izvršilni pomočniki in potem še izjemni izvršni pomočniki. Izstopajo tisti, ki imajo poleg zgoraj omenjenih še nekatere druge spretnosti.

# 1) Viri

Izvršne pomočnike pogosto prosijo, naj opravijo nemogoče naloge. In ne morete se pritoževati, ker je del dela, prihaja z ozemljem. Imeti morate povezave, ljudi, pri katerih lahko zaslužite. Zavedati se morate vseh pravih krajev za različne stvari, koga pristopiti, kako se pogajati in kje iskati. Tako boste lahko potegnili nemogoče.

# 2) Ostanite mirni

Mirno pod pritiskom

(slika vir )

Vodstvo ima pogosto visokotlačna delovna mesta, večina pa jih tudi zahteva. Ta pritisk in zahteve se prenašajo na pomočnike. Veliko dni bo kot gasilska vaja. Torej, morate biti mirni. Le tako boste lahko spoštovali roke in končali naloge.

# 3) Razmislite o veliki sliki

Izvršni pomočniki delajo z vsemi zaposlenimi in z več oddelki. Za učinkovito ravnanje s stvarmi v imenu svojega šefa morate dobro razumeti posel. Če nečesa ne razumete, se z nekom, ki to razume, dogovorite za kosilo in se pogovorite z njim.

Enako lahko storite tudi z nekom iz vsakega oddelka. Pomagal vam bo pridobiti več znanja o tem, kako ima ekipa ključno vlogo pri širšem poslanstvu podjetja. Je eden najboljših načinov mreženja. O vsem morate imeti nekaj temeljnega znanja, da boste lahko nadrejenim in šefu ponudili vpogled v življenje.

# 4) Toga diskrecija

Vodstvo se nenehno ukvarja z občutljivimi informacijami, kar pomeni, da imajo dostop do njih tudi pomočniki. Z vsemi privilegiranimi informacijami je treba ravnati previdno.

Uspeh izvršnega asistenta temelji na zaupanju. Nepazljivost z občutljivimi informacijami lahko ne samo poruši to zaupanje, temveč tudi stane vašega dela. In če ste pomotoma naredili listek, si ga lastite. Povejte svojemu šefu, preden kdo drug, in poiščite zdravilo za to.

# 5) Predvidite

Predvidite

(slika vir )

Izvršni pomočniki cvetijo, ko lahko predvidijo možne dogodke in predvidijo težave, še preden se posvetijo popolnim vprašanjem. Znali bi predvideti situacijsko in tudi osebno.

Situacijsko predvidevanje je, ko predvidevate možnosti, ki se pojavijo, in proaktivno preprečite, da bi se zgodile. Osebno pričakovanje je poznavanje posebnosti in želja vašega šefa. V obeh scenarijih ga morate v zgodnji fazi ustaviti, kar vam bo na poti rešilo nešteto preglavic.

# 6) Prilagodljivost

Naloga izvršnega asistenta je široka in drugačna. To pomeni, da se boste morali v trenutku obrniti za 360 stopinj. Stvari se spremenijo naenkrat in pomočniki se morajo temu prilagoditi in odzvati.

Morali bi biti sposobni hitro spremeniti tisto, za čimer se trudijo. Na primer, lahko se močno potrudite, da nekaj storite, takrat se šef vstopi in zahteva, da nujno zaključite kakšno drugo nalogo. Če želite dokončati novo dodeljeno opravilo, morate začasno ustaviti trenutno delo. Potem pa se morate biti sposobni tudi vrniti k temu, kar ste počeli.

Kaj naredi izvršnega asistenta Rockstarja?

Biti izvršni asistent ni enostavno, a biti pomočnik rockstarja zahteva veliko več. Ko ste tako dobri, je vaš šef za marsikaj odvisen od vas. V tem primeru ne morete pasti nazaj ali postati počasni. Morate ostati korak naprej in biti asistent rockstarja.

# 1) Bodite proaktivni

proaktivno

(slika vir )

očala za navidezno resničnost xbox 360

Če želite biti rockstar asistent, morate imeti svoj um. Ne morete biti vedno odvisni od svojega šefa, ki vam bo povedal, kaj je treba storiti. V enem dnevu izvršnega direktorja se lahko marsikaj zmoti in zato je predvidevanje ključnega pomena.

Vendar je enako pomembno, da imamo pravi pristop k težavam. Vedno poskušajte biti pripravljeni na rešitev, še preden vas to prosijo, in poskusite pripraviti tudi druge možnosti.

# 2) Imajte debelo kožo

Izvršni pomočniki se vsak dan srečujejo z različnimi ljudmi in vsi se z njimi ne obnašajo lepo. Nekateri ljudje imajo lahko slab dan ali pa so nekateri po naravi čustveni. Če želite opraviti s takšnimi ljudmi, se morate naučiti, da ničesar ne jemljete osebno. Pogosto potrebujejo nekoga, ki se bo odzval ven. Ne smete dovoliti, da bi vas tovrstne kritike prizadele.

V nasprotnem primeru boste vedno izčrpani, potrti in razdraženi. Tudi v službi boste zaostajali. Torej, če se srečate s takšnimi ljudmi, pojdite na sprehod ali kavo, meditirajte ali karkoli vam pomaga.

# 3) Bodite pripravljeni na dodaten kilometer

Dober asistent mora biti vedno pripravljen učiti se. Le tako lahko ostanejo pred novo programsko opremo, postopki in tehnologijo. Torej bi morali biti neodvisni misleci, ki ne potrebujejo vedno nekoga, ki bi vas vodil.

Včasih je delo lahko izjemno, v teh časih bodite mirni, dajte prednost, nato nalogo in proaktivno prenesite nalogo. Morali bi biti neutrudni pri reševanju vprašanj, preprečevanju krize in izpolnjevanju zavez. V nekaj besedah ​​morate biti pripravljeni, zanesljivi, pametni in samozavestni. Le tako boste v korist organizacije.

# 4) Prostovoljec za posebne projekte

Če se izvaja poseben projekt in izvršni direktor nima dovolj zaposlenih, se mu posvetite. Za vas bo nekoliko preveč, če se boste vključili v projekt, medtem ko boste obdržali staro službo, vendar nikoli ne upoštevajte nobenega dela premajhnega.

Pogosta vprašanja

V # 1) Katere so tri glavne sposobnosti izvršnega asistenta?

Odgovor: Spretnosti vključujejo:

  • Moral bi biti spreten v tehnologiji.
  • Dober v ustni in pisni komunikaciji.
  • Vse bi morali znati organizirati.

V # 2) Zakaj so pomočniki pomembni za vodstvo?

Odgovor: Asistenti neomejeno skrbijo za potrebe svojih šefov in tudi predvidevajo njihove potrebe. Svoje šefe ves čas obveščajo in pravočasno. Preprosto povedano, naloga asistenta je, da direktorja organizira in poskrbi, da je videti dobro.

V # 3) Kako postati izvršni asistent izvršnega direktorja?

Odgovor: Vsaj diplomirati bi morali skupaj z dobrimi komunikacijskimi sposobnostmi in znanjem jezika. Pomaga tudi poglobljena diploma.

V # 4) Kaj pomeni izvršni asistent na ravni C?

Odgovor: Znan tudi kot C-obleka, je pridevnik za opis vodstvenih kadrov na visokih položajih v organizaciji. C pomeni šef. Uradniki ali direktorji na ravni C veljajo za močne in vplivne.

Zaključek

Kot izvršni asistent boste začeli delati z različnimi aplikacijami, orodji in programi. Prav tako morate delati na svojih medosebnih veščinah, saj so enako pomembne. Naučite se uporabljati nov program, ki vam bo pomagal pri večopravilnostih. Če želite biti najboljši pomočnik izvršnega direktorja, morate znati predvideti, kaj bo šef morda potreboval.

Vedno bi se morali dobro spoprijeti s težkimi ljudmi in razumeti, kako pomembna je zasebnost. To so bistvene spretnosti za izvrstnega pomočnika izvršnega direktorja.

Priporočeno branje

^