sharepoint document management system tutorial
Poglobljena analiza sistema za upravljanje dokumentov SharePoint, njegove različice in funkcije:
V tem članku bomo obravnavali, kaj je SharePoint, kako ustvariti sistem za upravljanje dokumentov SharePoint, prednosti in slabosti uporabe SharePointa ter različne vrste prenosov.
Upravljanje ogromne količine dokumentacije v kateri koli organizaciji je lahko zelo utrujajoče tako časovno kot delovno, hkrati pa je lahko nagnjeno k napakam. Vendar je ključnega pomena, da so vsi dokumenti na mestu, da lahko projekt nemoteno teče.
Vse organizacije potrebujejo robusten sistem za varno in pravilno shranjevanje svojih dokumentov. Poglobimo se v enega najmočnejših sistemov za upravljanje dokumentov, ki ga ponuja SharePoint-Microsoftov izdelek.
Kaj se boste naučili:
- Kaj je sistem za upravljanje dokumentov?
- Kaj je SharePoint?
- Predpogoji za ustvarjanje sistema za upravljanje dokumentov v SharePointu
- Ustvarjanje sistema za upravljanje dokumentov v SharePointu
- Značilnosti sistema za upravljanje dokumentov SharePoint
Kaj je sistem za upravljanje dokumentov?
Sistem za upravljanje dokumentov je programska oprema, ki nadzoruje in spremlja celoten življenjski cikel dokumentov. Življenjski cikel dokumenta ima različne korake, vse od njegovega nastanka do njegove deaktivacije.
najboljša spletna mesta za ogled sinhroniziranega animeja
Z uporabo sistema za upravljanje dokumentov je mogoče ustvarjeni dokument shraniti in izslediti skozi vsako različico istega, ki zajema vse spreminjajoče se značilnosti dokumenta, vključno z vsemi podrobnostmi njegove spremembe, revizije in uporabe.
Kaj je življenjski cikel dokumenta?
Pet osnovnih korakov življenjskega cikla dokumenta je:
1) Načrtovanje
Faza načrtovanja je skica načrta, kaj mora vsebovati dokument. Premišljen je način strukturiranja dokumenta in zbrani podatki, potrebni za ustvarjanje dokumenta
2) Ustvarjanje
Na tej stopnji se ustvari in oštevilči osnutek različice dokumenta. Na primer - različica 1.0; med katerim avtor ustvari dokument, pripravljen za pregled.
3) Pregled
V tem koraku se osnutek ali prva različica dokumenta posreduje recenzentu. Recenzent natančno pregleda dokument in predlaga morebitne potrebne spremembe.
4) Sprememba
Med urejanjem se avtor ali včasih urednik dogovori o zahtevanih spremembah in dela na dokumentu, da jih vključi.
5) Odobritev
To je zadnji korak, med katerim gre dokument v odobritev strokovnjaka, ki je pooblaščen za podpis.
Zgornji koraki življenjskega cikla dokumenta lahko vključujejo več korakov, ki temeljijo na pogojih organizacije in projektni zmogljivosti. Tako zapleten življenjski cikel dokumenta je mogoče enostavno obdelati z zmogljivim orodjem, kot je SharePoint.
V naslednjem razdelku bomo videli, kaj je SharePoint in kako ga lahko uporabimo za upravljanje dokumentov?
SharePoint je skupna platforma, ki omogoča vzporedno uporabo in dejavnosti več uporabnikov v organizacijah za shranjevanje in upravljanje preprostih do zapletenih rešitev za upravljanje podatkov.
SharePoint je Microsoft začel leta 2003. Microsoft je od svoje ustanovitve razvil različne različice izdelkov SharePoint in prenose, ki ustrezajo različnim potrebam strank.
1) SharePoint Online
To je storitev v oblaku, ki podjetju omogoča, da se naroči na storitve SharePoint Online in vzdržuje transakcije z dokumenti z vsemi zainteresiranimi stranmi, ki uporabljajo oblačno platformo, namesto da SharePoint namešča lokalno lokalno.
2) SharePointov strežnik
Glede na poslovne potrebe je mogoče SharePoint namestiti in uvesti lokalno z različico strežnika SharePoint Server.
Poleg zgornjih dveh vrst prenosov je na voljo še nekaj drugih različic.
The SharePoint Foundation , ki je starejša različica SharePointa, na voljo samo v SharePointu 2013. Ta se še vedno pogosto uporablja. Obstaja tudi SharePoint Designer 2013 uporablja za gradnjo rešitev, ki omogočajo potek dela. Znano OneDrive, ki ima svojo različico za podjetja, imenovano OneDrive Business sync.
Tako lahko stranke glede na potrebe in zmogljivosti podjetja prenesejo ustrezno različico SharePointa, da zadovoljijo svoje potrebe.
V tem razdelku bomo videli, kako koristno je, da organizacija izbere SharePoint za upravljanje dokumentov.
Prednosti uporabe SharePointa za upravljanje dokumentov:
1) Visoka varnost in integriteta
Varnostne funkcije Microsoft SharePointa so tako robustne, da uporabniku nikoli ne bo treba skrbeti zaradi nepooblaščenega dostopa do datotek z zaupnimi podatki ali neuspešne celovitosti aplikacije.
2) Uporabniku prijazen
SharePoint je zgrajen ob upoštevanju vseh ravni zainteresiranih strani, ki lahko uporabljajo to orodje, zato je zasnovan tako, da je enostaven za uporabo za vse uporabnike.
3) Uprava s celoto
SharePoint ima konzolo za centralno administracijo, s katero bo imela uprava dostop za dodajanje svojih funkcij, nastavitev in konfiguracije s popolnim nadzorom.
4) Prilagajanje
Raven prilagajanja, ki jo SharePoint nudi razvijalcem, je ob tem zelo velika; orodje je mogoče prilagoditi in popolnoma prilagoditi v skladu s poslovnimi zahtevami.
5) Sodelovanje
To je najboljša in ena najpomembnejših lastnosti SharePointa, ki vsem uporabnikom SharePointa v podjetju pomaga, da ostanejo sodelovali in posodobljeni ter da ostanejo v toku z vsako fazo življenjskega cikla dokumenta. Najnovejša različica SharePointa omogoča tudi pretakanje informacij v realnem času.
Ne glede na to, kako dober je sistem, bo vedno nekaj slabosti. Vendar je pomembno, da uporabnik določi prednostne naloge in zahteve glede uporabe, da pretehta prednosti in slabosti.
Minusi uporabe SharePointa za upravljanje dokumentov:
1) Spletno
Kot vemo, je za dostop do SharePointa potreben internet, ki potrebuje trdno omrežje in celo trdno omrežno povezavo včasih ne uspe. V takih primerih uporaba SharePointa postane nemogoča zaradi odvisnosti od interneta.
2) Paket številnih nalog
Vemo, da ima SharePoint več možnosti kot samo shranjevanje dokumentov, na primer avtomatizirani potek dela itd. Za majhno podjetje, ki potrebuje samo orodje za spletno shranjevanje dokumentov, na trgu obstajajo druga ustreznejša orodja.
3) Naročnina
Vsak nov zaposleni, ki dobi dostop do SharePointa, vsak mesec potrebuje plačilo za svojo naročnino, kar se lahko izkaže za drago za organizacije z manj zahtevami in nižjimi proračuni.
Preden ustvarimo in se poglobimo v navigacijske vidike upravljanja podatkov v SharePointu, tukaj vidimo zahteve, ki jih je treba vzpostaviti:
1) Določite vrsta dokumentov ki bo šel v sistem:
Uporabniki bodo lahko glede na vrsto dokumenta, ki gre v sistem, nastavili datoteko predloga za vsako vrsto dokumenta, tako da je pripravljen za uporabo.
dva) Naštejte vrste informacij ki jih je treba zbrati za vsak dokument:
Najpomembneje je, da so na voljo metapodatki za naložen dokument, zato je treba navesti in nastaviti polja, ki jih je treba izpolniti za metapodatke, tako da bodo vsi uporabniki imeli vse potrebne informacije o naloženih dokumentih. Tudi na podlagi tega bi se lahko odločil za lokacija ali pot , kjer je dokument v sistemu
binarni program drevesnega iskanja v javi
3) Delo z Metapodatki :
Za razliko od tradicionalne nastavitve map in podmap, ki zasedajo neizmerno veliko pomnilnika in še vedno ne vodijo vsega urejenega, tako kot se pričakuje, v SharePointu uporabljamo metapodatke, da so bolj sistematični in dostopnejši.
Torej, tukaj je, kako sistem SharePoint nastavimo tako, kot je v skladu z metapodatki. Vsak naloženi dokument mora biti označen z ustreznimi in vnaprej določenimi metapodatki. S tem iskanje ključnih besed daje najustreznejše / natančnejše rezultate.
4) Vsebina Vrste:
Pomembno je tudi organiziranje vrst vsebin v sistemu za upravljanje dokumentov. Vrsta vsebine ni nič drugega kot dobesedno - vrsta vsebine. Dokumente lahko kategorizirate glede na vrsto vsebine, ki jo imate.
Na primer: če obstaja deset števkov besedilnih dokumentov, ki so HLD, pet excel listov testnih primerov in dva števila besedilnih dokumentov testnih načrtov, jih je mogoče glede na vrsto vsebine razvrstiti. V drugih izrazih, specifičnih za SharePoint, vrste vsebine vsebujejo vrste metapodatkov, na podlagi katerih je vsebina razvrščena.
Vrste vsebine je mogoče znova uporabiti za različne scenarije in zahteve. V nastavitvah SharePointa je na voljo veliko možnosti za ustvarjanje novih vrst vsebine in vključitev vrste vsebine v skupino, ki jo je mogoče iskati za prihodnjo uporabo.
5) Nadzor dostopa :
Na podlagi zgornjih točk nadzor dostopa uporabnikom omogoči, da svoje dokumente varujejo in so dostopni samo izbranim uporabnikom.
Prav tako postavljanje vlog za različne uporabnike z različnimi stopnjami nadzora nad dokumentom (ustvarjanje, pregledovanje, brisanje in odobritev dokumenta itd.) je možno.
6) Vključuje tudi SharePoint 2013 Pravila za dokumente, ki zagotavljajo, da izpolnjujejo korporativne smernice in pravne zahteve.
(slika vir )
V tem razdelku je razloženo, kako se datoteke naložijo v sistem SharePoint, in možnosti uporabe datotek.
Vprašanja in odgovori za razgovor s strežnikom sql za 5-letne izkušnje
1) S SharePointovimi enostaven za uporabo vmesnik , datoteko lahko naložite s preprosto uporabo funkcije »naloži« ali gumba za prenos. Točno tako, kot izberete datoteko, ki jo želite priložiti e-pošti.
dva) Po nalaganju dokumenta, veliko vnose je mogoče izpolniti glede na projekt . Na primer, če gre za projekt z več moduli, lahko imate polja, ki jih je treba zapolniti s podrobnostmi, ki označujejo, kateremu modulu pripada datoteka.
3) Po izpolnitvi vseh podrobnosti lahko datoteko shranite in datoteka se z nekaterimi naloži v sistem samodejno naseljeni metapodatki na primer, kdo je ustvaril datoteko, kdaj je bila datoteka ustvarjena, številka različice itd. in nekaj izpolnjenih podatkov, kot so podrobnosti o modulu itd.
4) Vsakič, ko se dokument spremeni, je različica navedena v njegovi zgodovini in uporabniki lahko vidijo zgodovina različice dokumenta - bodisi samo za ogled ali za obnovitev datoteke v določeno prejšnjo različico.
5) Ko je dokument naložen v SharePoint, se za vsako datoteko vedno ustvari povezava. To povezavo lahko delite za dva namena - za ogled ali urejanje.
6) Če imate Office 365, lahko tudi poiščite kateri koli dokument v SharePointu s funkcijo iskanja v lokalnem računalniku.
7) Dokumente lahko ustvarjate, spreminjate in brišete z ustreznimi dovoljenji kadar koli glede na spreminjajoče se poslovne zahteve ali potrebe.
Ko se datoteka dokumenta ustvari za projekt, ki se nenehno izboljšuje in spreminja, postane tudi spreminjanje zadevnega dokumenta stalen postopek. Pred desetletjem bi tudi z uporabo vrhunske tehnologije, medtem ko bi več uporabnikov imelo dostop do map in pogonov v skupni rabi, imel samo en človek - skrbnik, pravico do sprememb datotek na skupnih pogonih, kar bi bilo nezadostno .
Danes imamo z uporabo SharePointa številne zanimive funkcije, ki vsem naročnikom omogočajo enake možnosti, da izpolnijo zahteve svojih vlog, ne da bi morali pri tem ogrožati svoje delo ali delo, ki ga v dokumentu opravlja druga oseba.
Tu je nekaj funkcij, zaradi katerih je SharePoint zanimiv:
1) Različice
SharePoint omogoča vsakemu uporabniku branje ali spreminjanje iste datoteke dokumenta in vsaki različici dokumenta daje enolično številko različice, skupaj s komentarji uporabnikov, pri čemer navede, katere spremembe so bile narejene na tej stopnji ali v tej različici dokumenta.
2) Zaklepanje datoteke
Oseba, ki jo uporablja za spremembo datoteke, jo zaklene s funkcijo odjave, tako da ni nobenega navzkrižja pri vzdrževanju pravilne različice datoteke in se vsaka sprememba pravilno zaporedoma zabeleži.
Ko oseba konča z delom z datoteko, s pomočjo funkcije Check-in odklene datoteko, da lahko drug uporabnik podobno prevzame nadzor.
Če mora na primer uporabnik A spremeniti podatke v datoteki X, uporabnik B pa ima tudi nalogo spremeniti isto datoteko. Uporabnik A dostopa do datoteke X v SharePointu ob 00:01, uporabnik B pa do 00:03, nato uporabnik A dostopa do nje, opravi odjavo in spremeni datoteko, tako da je uporabnik B ne more istočasno spremeniti. čas. Ko uporabnik A opravi prijavo. Po prijavi s strani uporabnika A uporabnik B prejme obvestilo, tako da lahko zdaj dostopa do njega, se odjavi in opravi svoje spremembe ter nato po prijavi.
3) Metapodatki
SharePoint ponuja podrobne informacije o trenutnem stanju datoteke, na primer, kdaj je bila datoteka spremenjena, kdo jo je spremenil, če je bila odobrena zadnja sprememba, povezavo do dokumenta itd. Tako podrobno stanje dokumenta pomaga vsem zainteresirane strani, ki imajo dostop do datoteke, pridobijo popoln vpogled v trenutno stanje.
Zaključek
SharePointov sistem za upravljanje dokumentov je skupno skladišče datotek, ne glede na to, v oblaku ali na strežniku, je enostaven za uporabo in ima vgrajene varnostne funkcije.
Čeprav je na trgu veliko takšnih orodij, ki so lahko cenejša in enostavnejša za uporabo, ima Microsoftov SharePoint odlične funkcije za robusten sistem za upravljanje dokumentov.
Priporočeno branje
- Vadnice za globinsko zasenčenje za začetnike
- 10 najboljših sistemov za upravljanje dokumentov za boljši potek dela
- Vadnica za SVN: Upravljanje izvorne kode z uporabo Subverzije
- Vadnica za Bugzilla: Praktična vadnica o orodju za upravljanje napak
- Vadnica za TestLink: Laični priročnik za orodje za upravljanje preizkusov TestLink (Tutorial # 1)
- TestLink Vadnica 4 - Preskus meritev, upravljanje ključnih besed, polja po meri in grafikoni poročil o preskusih
- Vadnica za administracijo JIRA: Administrator in upravljanje uporabnikov JIRA
- Vadnica IBM Rational Team Concert Defect Management Tool