Meni

10 najboljših sistemov za upravljanje dokumentov za boljši potek dela

  • Glavni
  • Drugo
  • 10 najboljših sistemov za upravljanje dokumentov za boljši potek dela

10 best document management systems

Preizkusite Naš Instrument Za Odpravo Težav

Najpogosteje uporabljen sistem za upravljanje dokumentov:

Z nenehnim postopkom digitalizacije želijo ljudje zmanjšati svoje papirno delo in pričakujejo dostop do svojih pomembnih dokumentov od koder koli in kadar koli.

Sistemi za upravljanje z dokumenti so najboljša rešitev za veliko lažjo nalogo. Bralniki PDF so najboljši primer sistema za upravljanje dokumentov, prek katerega lahko dostopate do datoteke PDF brez povezave in jo shranite, da si jo kadar koli in kadar koli ogledate in jo natisnete ter objavite.

Sistemi za upravljanje dokumentov so znani tudi kot Sistem za upravljanje vsebin in se pogosto štejejo za sestavni del upravljanja vsebin v podjetju (ECM). Povezan je z upravljanjem zapisov, poteki dela, upravljanjem digitalnih sredstev itd.

Sistem za upravljanje dokumentov

V tej vadnici bomo podrobno preučili najbolj priljubljene sisteme za upravljanje dokumentov, ki jih številne uspešne organizacije uporabljajo za učinkovito upravljanje dokumentov na papirju.

Kaj se boste naučili:

Kaj je upravljanje dokumentov?

Upravljanje dokumentov lahko definiramo kot način, ki ga organizacije uporabljajo za upravljanje in sledenje elektronskim dokumentom.

Smernice za boljše razumevanje upravljanja dokumentov:

  • Hkratno, vendar ločeno urejanje dokumentov, da se prepreči navzkrižje pri prepisovanju.
  • Za vrnitev na zadnjo natančno različico dokumenta v primeru kakršne koli napake.
  • Nadzor različic za razlikovanje med dvema različicama.
  • Rekonstrukcija dokumentov.

Danes je upravljanje dokumentov na voljo od majhne samostojne aplikacije do obsežnih konfiguracij v celotnem podjetju, ki vključuje standardne funkcije polnjenja dokumentov.

Te funkcije vključujejo:

  • Mesto shranjevanja
  • Varnost in nadzor dostopa
  • Revizija in indeksiranje
  • Razvrščanje, iskanje in iskanje
  • Integracija z namizno aplikacijo

Sistemi za upravljanje dokumentov

Sistemi za upravljanje dokumentov se nanašajo na upravljanje in dostop do dokumentov v elektronski obliki.

Podjetniški sistemi za upravljanje vsebin upravljajo in nadzorujejo digitalne dokumente, ustvarjene z uporabo Microsoft Office Suite in računovodske programske opreme, kot je CAD itd.

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov mora vsebovati spodaj navedene komponente, da se izkaže za učinkovito:

  • Uvoz: Odpiranje novega dokumenta v sistem.
  • Skladiščenje: Za vzdrževanje sistemskih datotek in izkoriščanje pomnilnika.
  • Identiteta: Za natančno pridobivanje dokumentov z dodeljevanjem indeksov.
  • Izvoz: Če želite odstraniti elemente iz sistema.
  • Varnost: Zaščita z geslom za nekatere datoteke za pooblaščene uporabnike.

=> Kontaktiraj nas da predlagam seznam tukaj.

Najbolj priljubljeni sistemi za upravljanje dokumentov

Oglejmo si nekaj priljubljenih sistemov za upravljanje dokumentov, ki se pogosto uporabljajo za zmanjšanje dokumentacije na papirju in izboljšanje uspešnosti organizacije na podlagi dokumentov.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Urad Feng
  6. Nuxeo
  7. Drevo znanja
  8. Semenski DMS
  9. Casebox
  10. Dokumenti MasterControl
  11. M-datoteke
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

Pridobite BREZPLAČNE ponudbe sistema za upravljanje dokumentov


# 1) pCloud

pCloud

Ključne funkcije

  • pCloud vam bo omogočil, da nastavite dovoljenja za skupino ali posamezne ravni dostopa.
  • Dostop do podatkov lahko nadzirate prek map v skupni rabi.
  • Omogočil vam bo komentiranje datotek in map.
  • Vzdržuje podrobne dnevnike dejavnosti računa.
  • Dostopate lahko do katere koli prejšnje različice datotek.
  • Ima funkcije za upravljanje datotek, skupno rabo, zaščito, različico datotek, varnostno kopiranje datotek in upravljanje digitalnih sredstev.
=> Obiščite spletno mesto pCloud

# 2) HubSpot

Nadzorna plošča HubSpot

Lastnosti:

  • HubSpot Programska oprema za upravljanje prodajnih dokumentov in sledenje prodaji bo v pomoč pri ustvarjanju knjižnice prodajne vsebine za celotno ekipo.
  • Dokumente boste lahko delili iz mape »Prejeto« v Gmailu ali Outlooku.
  • Opozoril vas bo, ko se bodo potencialni kupci zaročili z vsebino, ki ste jo poslali.
  • Zagotovil bo vpogled v to, kako prodajna vsebina pomaga pri napredovanju vašega prodajnega procesa, kako pogosto ekipa uporablja vsebino.
  • HubSpot ima vse-v-enem prodajno programsko opremo z veliko funkcijami, kot so sledenje e-pošti, razporejanje e-pošte, avtomatizacija prodaje, klepet v živo, poročanje itd.
=> Obiščite spletno mesto HubSpot

# 3) Alfresko

Alfresco

Ključne funkcije:

  • Je odprtokodni ECM, ki zagotavlja upravljanje dokumentov, sodelovanje, upravljanje znanja in spletnih vsebin, upravljanje zapisov in slik, skladišče vsebine in potek dela
  • Podpira datotečni sistem Common Interface File System (CIFS), ki omogoča združljivost dokumentov z operacijskimi sistemi Windows in Unixom.
  • Alfresco ima podporo za API in deluje kot zaledje za shranjevanje in pridobivanje vsebine.
  • Enostavna prilagoditev in nadzor različic sta najboljši lastnosti Alfresca, vendar sta precej zapleteni za uporabo

Uradna povezava: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Ključne funkcije:

  • LogicalDOC je odprtokodni sistem, ki temelji na Javi in ​​je dostopen v katerem koli spletnem brskalniku
  • Do tega sistema lahko dostopate v svojem omrežju in omogoča ustvarjanje in upravljanje poljubnega števila dokumentov.
  • Pomaga izboljšati produktivnost in sodelovanje sistemov za upravljanje dokumentov.
  • Na voljo je hiter dostop in enostavno iskanje vsebine.
  • Za zagotavljanje zelo prilagodljive rešitve za upravljanje dokumentov uporablja Java Frameworks, kot so Hibernate, Lucene in Spring.
  • Na voljo je z nizom natančno določenih API za integracijo s tujimi aplikacijami.

Uradna povezava: LogicalDOC

# 5) Urad Feng

Urad Feng

Ključne funkcije:

  • Feng Office je odprtokodni DMS s spletno platformo za sodelovanje.
  • Nekatere dobre lastnosti urada Feng vključujejo sledenje času, Ganttov diagram, upravljanje nalog in upravljanje znanja.
  • Je uporabniku prijazen in omogoča označevanje predmetov.
  • Vsebino lahko celo sledite in pošiljate več uporabnikom hkrati.
  • Edina pomanjkljivost je, da nekatere funkcije plača samo ob vsaki posodobitvi.

Uradna povezava: Feng Pisarna

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Ključne funkcije:

  • Nuxeo je odprtokodni sistem, ki upravlja pretok vsebine skozi poslovni cikel.
  • Preizkušeni sistem zmanjšuje porabo časa za iskanje in iskanje vsebine.
  • Omogoča številne načine za zajemanje vsebine, vključno s skeniranjem slik.
  • Revizijsko beleženje je ena izmed dobrih lastnosti, s katero lahko sledite vsebini, in je tudi lažji način.
  • Ponuja bogat nabor API-jev, robustno platformo, enostavno prilagajanje in vzdrževanje projektov.
  • Toda za začetnike je precej zapleteno, prilagajanje nekaterih primerov pa lahko postane tudi zapleteno.

Uradna povezava: Nuxeo

# 7) Drevo znanja

Drevo znanja

Ključne funkcije:

  • Odprtokodni sistem za upravljanje dokumentov, ki omogoča sledenje, skupno rabo in zaščito vsebine.
  • Ima funkcije, kot so metapodatki, potek dela, shramba dokumentov z nadzorom različic in podpora za WebDAV.
  • Pravo vsebino lahko poiščete ob pravem času.
  • Funkcija hitrega predvajanja uporabniku omogoča ustvarjanje in upravljanje kadenc vsebine.

Uradna povezava: Drevo znanja

# 8) Semenski DMS

Semenski DMS

Ključne funkcije:

  • Seed DMS je uporabniku prijazen in odprtokoden sistem za upravljanje dokumentov.
  • Ta DMS temelji zlasti na PHP, MySQL in sqlite3.
  • Služil kot popolnoma razvita platforma, pripravljena za podjetja, za sledenje, dostop, shranjevanje in skupno rabo dokumentov.
  • Lahko ga obravnavamo kot naslednjo različico LetoDMS in je popolnoma združljiv z njim.
  • Omogoča urejanje dokumentov, ki so na voljo v obliki HTML.
  • Pripravite lahko spletno predstavitev, ki omogoča sodelovanje v realnem času.

Uradna povezava: Semena DMS

# 9) Škatla

Casebox

Ključne funkcije:

  • Casebox je razširljivo orodje za razširitev upravljanja vsebin, projektov in človeških virov.
  • Zasnovan je tako, da podpira upravljanje nalog, spremljanje, iskanje po celotnem besedilu, zapuščino podatkov itd.
  • Casebox ima tudi odličen mehanizem za nadzor različic in služi pogojni logiki za podporo upravljanja zapisov.
  • Casebox vam pomaga shraniti in zakleniti več datotek na enem mestu z uporabniškim nadzorom.
  • Casebox zagotavlja tudi varno gostovanje s pomočjo šifriranja SSL na šifriranem strežniku.
  • Navidezno zasebno omrežje (VPN) lahko zaščiti vašo komunikacijo.

Uradna povezava: Casebox

# 10) Dokumenti MasterControl

Dokumenti MasterControl

kako natisniti matriko v obratnem vrstnem redu

Ključne funkcije:

  • MasterControl Inc. je komercialni sistem v oblaku, ki omogoča hitrejšo dostavo izdelka z zmanjšanjem skupnih stroškov in porabe časa, potrebnih za upravljanje dokumentov in vsebin.
  • Poveča učinkovitost izdelka in varno upravlja s podatki podjetja
  • Ta sistem ponuja funkcije, kot so nadzor dokumentov, upravljanje revizij, upravljanje kakovosti in drugi regulativni postopki.
  • Poleg teh obstajajo nekatere druge funkcije, ki jih ponuja to orodje, kot so upravljanje skladnosti, sodelovanje, nadzor dostopa, upravljanje tiskanja, nadzor različic, dostava in indeksiranje dokumentov, sodelovanje in iskanje po celotnem besedilu.

Uradna povezava: MasterControl

# 11) Datoteke M

M-datoteke

Ključne funkcije:

  • M-Files s svojo funkcijo odjave pomaga varno upravljati vaše podatke.
  • Ta funkcija spremlja vaše dokumente ob vsaki majhni in veliki spremembi.
  • Je uporaben, enostaven za uporabo in robusten sistem za upravljanje dokumentov.
  • Na voljo je tudi za Windows in Mac, združljiv pa je tudi z napravami Android in iOS.
  • Datoteke M je mogoče enostavno integrirati z drugimi aplikacijami in se izogniti podvajanju.

Uradna povezava: M-datoteke

# 12) Worldox

Worldox

Ključne funkcije:

  • Worldox je komercialni in celovit sistem za upravljanje dokumentov in elektronske pošte.
  • Worldox ima funkcije indeksiranja z imenom Arhiviranje in hramba, ki omogočajo takojšnjo dostopnost podatkov, kadar koli so potrebne.
  • Lahko se integrira s SharePointom in uvede s sistemom Windows, Android, Mac, iOS in Cloud.
  • Funkcije upravljanja dokumentov Worldoxa vključujejo upravljanje skladnosti, nadzor dostopa, pretvorbo in indeksiranje dokumentov, upravljanje e-pošte, nadzor različic in iskanje po celotnem besedilu.

Uradna povezava: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Ključne funkcije:

  • Dokmee je komercialni sistem za upravljanje dokumentov v oblaku z učinkovitostjo in varnostjo vaših dokumentov.
  • Dokmee ponuja več namizjev ter spletno konfiguracijo, uporabniku prijazen vmesnik, orodja za zajemanje in urejanje.
  • Dokmee podpira odlične funkcije avtomatizacije s funkcijami indeksiranja jedra in iskanja.
  • Omogoča nabor orodij za slikanje in sledenje dokumentov za boljšo podporo.

Uradna povezava: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Ključne funkcije:

  • Podpira centraliziran nadzorni mehanizem za shranjevanje dokumentov na enem mestu.
  • Vaše digitalne dokumente je mogoče hitro organizirati z logičnim znanjem in jih dati na voljo v komercialni in odprtokodni različici.
  • Optično prebrane dokumente lahko pretvorite v PDF-datoteke, ki jih je mogoče iskati z besedo, s funkcijo optičnega prepoznavanja znakov (OCR).
  • Spletni agilni sistem shrani vašo datoteko v oblak, vendar podatkov ne varnostno kopira in podatkov ni mogoče obnoviti.
  • Združljiv z vsemi operacijskimi sistemi in tako omogoča iskanje po celotnem besedilu in nadzor različic.

Uradna povezava: ademerit

Poleg teh, 12 najboljših sistemov za upravljanje dokumentov, imamo še nekaj, ki jih lahko dodamo na zgornji seznam. Kratek uvod sem jim dal v spodnjem poglavju.

Dodatna orodja

# petnajst) eFileCabinet : To komercialno orodje je mogoče integrirati z vsemi aplikacijami Microsoft Office. Na voljo je z več različicami gostujočih in strežniških dokumentov.

Njegova edinstvena funkcija poteka dela vam omogoča učinkovito razporejanje nalog.

Uradna povezava: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Pomaga vam pri upravljanju pomembnih dokumentov z vsemi podrobnostmi, kot so datumi in vsebina.

Notranje in zunanje revizije lahko pripravite z uporabo svojih dokumentov v programu ContractZen.

Uradna povezava: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault ponuja Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) in Cloud Document Management Solutions za upravljanje vaših dokumentov.

S popolno podporo za avtomatizacijo pomaga zmanjšati stroške produktivnosti.

Uradna povezava: MaxxVault

# 18) DocsVault : Sistemi za upravljanje dokumentov DocsVault imajo najprimernejše funkcije za upravljanje in sledenje dokumentov.

Vključuje nadzor različic, varnost dokumentov, revizijske sledi in zgodovino, poteke elektronskih dokumentov, profiliranje dokumentov in označevanje itd.

Uradna povezava: DocsVault

# 19) eVault : eVault je spletni sistem za upravljanje dokumentov. Omogoča upravljanje skladnosti, večstopenjsko upravljanje hierarhije itd.

Tako kot kateri koli drug sistem za upravljanje dokumentov tudi eVault ponuja nadzor dostopa, indeksiranje dokumentov, nadzor različic itd.

Uradna povezava: eVault

# dvajset) Katalizator : Catalyst je razvil več komercialnih izdelkov, kot so Catalyst Insights, ki temelji na XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track in OnRamp.

Razvit je z več jezikovnimi podpornimi storitvami.

Uradna povezava: Katalizator

# 21) D. rupal : Drupal je odprtokodni sistem za upravljanje vsebin, ki je dobro znan po svojih značilnostih, kot so avtor vsebin, zmogljivost in varnost.

Modularnost je temeljno načelo Drupala. Ta sistem je prilagodljiv, razširljiv in enostaven za uporabo. Z Drupalom lahko ustvarite svoj integrirani digitalni okvir.

Uradna povezava: Dr upal

# 22) Virtualno Pisarna : Virtual Office ima funkcijo iskanja za iskanje po besedilu, avtorjih, atributih itd.

Zagotavlja tudi dobro upravljanje datotek z varnim shranjevanjem. Ujema se s poslovnim kontekstom in informacije hitro najde ob pravem času.

Nadaljnje branje = >> Top Folder Lock Software za Windows 10

Uradna povezava: Virtualno Pisarna

# 2. 3) arhiv bitfarm : bitfarm-Archiv je odprtokodni sistem za upravljanje dokumentov in upravljanje vsebine v podjetju za revizijsko arhiviranje.

Nekatere njegove pomembne lastnosti vključujejo samodejno arhiviranje več virov dokumentov, iskanje po celotnem besedilu, prilagodljivo konfiguracijo itd.

Uradna povezava: arhiv bitfarm

To je to !! Končali smo z najbolj priljubljenimi sistemi za upravljanje dokumentov.

Izberete lahko enega ali več v skladu z vašimi zahtevami in preverite, kateri bo najbolj primeren za vašo organizacijo. Z uporabo te programske opreme se poveča splošna produktivnost, kar pa olajša tudi naloge.

Zaključek

Upravljanje dokumentov zmanjšuje delež truda in časa, porabljenega za upravljanje dokumentov in vsebin.

vprašanja in odgovori za intervju s selenom javo za izkušene

Upravljanje papirologije in sledenje evidencam je dolgočasno delo tistega, ki to obravnava, vendar so zgoraj omenjeni programi v veliko pomoč, da postanejo fleksibilni v krajšem času.

Sistemi za upravljanje dokumentov zajemajo in organizirajo dokumente v elektronske dokumente, tako da lahko kadar koli po potrebi dostopajo do njih in jih spremljajo ter jim sledijo. Zajem in indeksiranje sta odlični lastnosti DMS, ki se uporabljata za kombiniranje več in večjih dokumentov hkrati.

=> Kontaktiraj nas da predlagam seznam tukaj.

Upam, da bi izbrali enega z zgornjega seznama !!!

Priporočeno branje

^