how write effective emails qa
Kaj je prva stvar, ki jo naredimo, ko pridemo v službo (ali včasih takoj, ko se zbudimo)? - Preveri e-pošto, kajne? Včasih ne vemo, kakšen bo naš dan, dokler ne preberemo vsakega e-poštnega sporočila v nabiralniku.
V mnogih prejšnjih člankih smo poudarili pomen dobrega Komunikacijske sposobnosti za učinkovito prenašanje sporočila ciljni publiki - eno pomembnih Mehke veščine za preizkuševalce .
V tem članku se bomo osredotočili na en poseben odsek pisne komunikacije - e-pošto.
Delimo nekaj nasvetov in trikov, da bomo e-poštno komunikacijo naredili bolj gladko in učinkovito. To velja za vse ekipe in ne samo za ekipo QA.
Recimo, da ste prejeli to e-poštno sporočilo:
E-pošta # 1
Za: Preizkusna skupina
Zadeva: Posodobitev kakovosti
Telo:
Ekipa,
Pri uvajanju kode v odrsko okolje je prišlo do nepričakovane zamude. Iz nekega razloga se je koda pomešala in ne vemo, kdaj bodo te težave urejene. Dejavnosti bomo morali prestaviti, ne vemo do kdaj. Torej sodelujte y sami pri drugih preskusnih dejavnostih.
Zahteva za spremembo CR0100H68 naj bi se v proizvodnji začela konec tega meseca. Prosimo, pojdite po dokumentu iz točke delnice in mi dajte oceno.
Hvala,
X, QA ekipa.
Ali menite, da je e-pošta učinkovita? Primerjajte ga z naslednjim:
E-pošta # 2
Za: Preizkusna skupina
Zadeva: Uvajanje postavitvene kode okolja zakasnjeno - za nedoločen čas in CR0100H68 - potrebna analiza
Telo:
Pozdravljena ekipa,
Danes imam dve posodobitvi za ekipo.
# 1) Težave z uvajanjem vmesnega okolja:
- Zaradi nepričakovanih razlogov se uvajanje kode okolja Staging zamuja - ETA še ni. Naše uprizoritvene dejavnosti moramo prestaviti, dokler ne dobimo nadaljnjih posodobitev.
- Delajte na ustvarjanju predlog za presojo kakovosti, dokler se ne reši.
# 2) Nova posodobitev in naloge za zahtevo za spremembo CR0100H68:
- Predvidoma predvajati do konca meseca.
- Prosimo, preglejte dokumente in mi jutri sporočite naslednje podatke.
- Koliko testnih scenarijev potrebujemo?
- Koliko obstoječe dokumentacije bomo morali spremeniti?
- Koliko časa za pisanje nove dokumentacije?
- Zahteve za preskusne podatke?
- Čas izvedbe testa?
Hvala,
X, QA ekipa.
Če bi bil prejemnik e-pošte št. 1, bi se zgodilo naslednje:
- Morda ga niti ne bi takoj odprl, ker vrstica zadeve nič ne kaže na pomen vsebine e-poštnega sporočila.
- Tudi če sem jo odprl - priznajmo, je to le en velik del besed; najmanj dolgočasno.
- Naloge, ki jih je treba opraviti, ali pričakovanja do mene so precej nejasne, zato res nimam pojma, kaj naj storim.
Če pa dobim e-pošto št. 2:
- Vem, za kaj gre v e-pošti - zadeva mi pomaga pravilno uganiti ton sporočanega.
- Vsebina je jasno razporejena v točke, ki olajšajo razumevanje stvari.
- Vse naloge, ki jih je treba opraviti, in ETA so jasno opredeljeni, tako da veste, kaj morate storiti.
V idealnem primeru bi razdelil sporočilo in poslal dve ločeni e-poštni sporočili o dveh temah, o katerih nudim posodobitve.
Ampak to je vaša izbira.
Kot lahko vidite, so preprosti ukrepi izboljšali kakovost komunikacije.
Smernice, ki naredijo e-poštno komunikacijo bolj gladko in učinkovitejšo
# 1) Organizirajte svoje misli, preden začnete sestavljati e-pošto.
#two) Uporabite zadevo v svojo korist - nastavite ton, ki ga bo vsebovalo e-poštno sporočilo. Prejemnikom poglejte, če hočete, v notranjost.
# 3) Uporabite zastavico programa »Pomembno« za sporočanje kritičnih sporočil, vendar bodite previdni pri odločitvi, kaj je pomembno. Na primer, če se preskušanje zaradi neke napake ne more nadaljevati in morajo vse ekipe vedeti zanj - označite e-pošto kot pomembno.
# 4) Jasno določite namen e-pošte. Obstajajo 3 osnovni razlogi za e-pošto
- Zagotavljate informacije - Bodite ostri glede tega, kaj pišete. Naj bo jasno, naj bo preprosto. Naj bo jedrnat.
- Zahtevate informacije - Kaj hočeš, kdaj hočeš, kako želiš.
Na primer, Želel bi kopijo dokumenta preskusnega načrta s strani EOD. Prosimo, da ga vstavite v skupno mapo projekta in mi sporočite . - Izjava, kot je ta, vam bo povedala “Kaj - načrt preskusa, kdaj - EOD in kako - ga postavite v skupno mapo. - Zahvala - To so enobarvne črte in nimajo veliko zanje. Običajno »Hvala« ali »Končano«.
# 5) Poskusite preveriti črkovanje. Večina e-poštnih aplikacij ima možnost, da to preverjanje obvezno izvede vsakič, ko pošlje e-pošto.
kakšno je uporabniško ime in geslo mojega usmerjevalnika
# 6) Ko ste vključeni na seznam CC, to pomeni, da je to FYI. Torej morate le vedeti, kaj se dogaja, vendar od vas ne pričakujejo nobenih ukrepov.
# 7) Če ni potrebno, ne uporabljajte funkcije »Odgovori vsem«.
# 8) BCC prepreči, da bi e-poštno sporočilo, ki ste ga poslali več prejemnikom, »odgovorili vsem«, BCC vse e-poštne naslove.
# 9) Bodite občutljivi. Ko pošiljate kritične ali negativne povratne informacije o osebi ali izdelku, poskusite to storiti tako, da se z njo pogovorite neposredno ali pošljite e-pošto prav tej osebi.
Predlagano branje = >> Orodja za preizkušanje vrstice teme e-pošte
Nekaj več nasvetov, kako se izogniti trenutkom »ups«
# 1) E-poštne naslove dodajte v polja Za, CC ali BCC na koncu, ko sestavite e-pošto in ste zadovoljni z vsebino, ki ste jo napisali. To je zato, ker lahko včasih po naključju pritisnete »pošlji«, preden ste pripravljeni, in na koncu postanete pošiljatelj nepopolnega ali napačnega e-poštnega sporočila.
#two) Ko se zgodi, da ste po naključju poslali napol popolno (ali napol nepopolno, odvisno od vaše filozofske nagnjenosti) e-pošte, je na voljo možnost za priklic.
# 3) Če ste novi v pisanju uradnih e-poštnih sporočil, poskusite pridobiti vrstnika, da vam ga prebere, preden ga pošljete, in pridobite njegovo mnenje.
# 4) Ne uporabljajte pogovornega izraza ali idioma, razen če veste, kaj to pomeni. Morda boste na koncu povedali nekaj neprijetnega in e-poštno sporočilo, ki je poslano, je precej postavljeno v kamen.
Resnično upam, da vam to pomaga pri pisanju boljših e-poštnih sporočil. Delite svoje izkušnje z nami.
Imate še kakšen nasvet? Pošljite povratne informacije in komentirajte spodaj.
Priporočeno branje
- 10 NAJBOLJŠIH orodij za testiranje e-pošte za naslednjo uspešno e-poštno akcijo
- 10 najboljših generatorjev FAKE EMAIL (pridobite brezplačen začasni e-poštni naslov)
- 10+ najboljših sledilcev e-pošte (programska oprema za sledenje e-pošti) za uporabnike Gmaila in Outlooka
- 10 najboljših storitev za preverjanje in preverjanje e-pošte v letu 2021
- 5 najbolj priljubljenih ponudnikov transakcijskih e-poštnih storitev v letu 2021
- Kako oblikovati učinkovito testno skupino
- Kako zgraditi uspešno ekipo za zagotavljanje kakovosti
- Team building pri testiranju programske opreme - Kako zgraditi in povečati svojo ekipo za zagotavljanje kakovosti