top 10 most common requirements elicitation techniques
Ta vadnica podrobno pojasnjuje glavne tehnike pridobivanja zahtev z njihovimi prednostmi in slabostmi:
Prva naloga poslovnega analitika je, da od stranke pridobi zahteve. Zdaj se tu pojavlja predvsem to, kako lahko od stranke pridobite zahteve?
V tem članku bomo odgovorili na zgornje vprašanje, tj. Razpravljali bomo o tehnikah pridobivanja zahtev.
brezplačne spletne storitve za milo za testiranje
Kaj se boste naučili:
Kaj je pridobivanje zahtev?
Gre predvsem za pridobivanje informacij od zainteresiranih strani. Z drugimi besedami, ko se poslovna analiza pogovori z zainteresiranimi stranmi za razumevanje njihovih zahtev, jo lahko opišemo kot izsiljevanje. Lahko ga označimo tudi kot zbiranje zahtev.
Pridobivanje zahtev lahko dosežemo tako, da neposredno komuniciramo z zainteresiranimi stranmi ali izvedemo nekaj raziskav ali poskusov. Dejavnosti so lahko načrtovane, nenačrtovane ali oboje.
- Načrtovane dejavnosti vključujejo delavnice, eksperimente.
- Nenačrtovane dejavnosti zgodijo naključno. Za take dejavnosti predhodno obvestilo ni potrebno. Na primer , greste neposredno na strankino stran in začnete razpravljati o zahtevah, vendar poseben dnevni red ni bil objavljen vnaprej.
Del pridobivanja so naslednje naloge:
- Pripravite se na izsiljevanje: Njegov namen je razumeti obseg dejavnosti pridobivanja, izbrati prave tehnike in načrtovati ustrezne vire.
- Izvedba izpeljave: Njegov namen je raziskati in prepoznati informacije, povezane s spremembami.
- Potrdite rezultate pridobivanja: V tem koraku se preveri točnost informacij, zbranih v seji pridobivanja.
Upamo, da ste že dobili idejo o pridobivanju zahtev. Pojdimo na tehnike pridobivanja zahtev.
Zahteve Tehnike pridobivanja
Za pridobivanje je na voljo več tehnik, vendar so najpogosteje uporabljene tehnike razložene spodaj:
# 1) Analiza deležnikov
Zainteresirane strani lahko vključujejo člane skupine, kupce, vsakega posameznika, na katerega projekt vpliva, ali pa je lahko dobavitelj. Analiza zainteresiranih strani se opravi, da se opredelijo zainteresirane strani, na katere bo sistem vplival.
# 2) Možganska nevihta
Ta tehnika se uporablja za ustvarjanje novih idej in iskanje rešitve za določeno težavo. Člani, ki so vključeni v možgansko nevihto, so lahko strokovnjaki za področja in predmeti. Več idej in informacij vam daje zbirko znanja in izbirate lahko med različnimi idejami.
Ta seja na splošno poteka okoli razprave za mizo. Vsi udeleženci bi morali imeti enak čas, da izrazijo svoje ideje.
Tehnika možganske nevihte se uporablja za odgovor na naslednja vprašanja:
- Kakšno je pričakovanje sistema?
- Kateri dejavniki tveganja vplivajo na predlagani razvoj sistema in kaj storiti, da se temu izognemo?
- Kakšna poslovna in organizacijska pravila je treba upoštevati?
- Katere možnosti so na voljo za rešitev trenutnih težav?
- Kaj storiti, da se to vprašanje v prihodnosti ne bi zgodilo?
Možgansko nevihto lahko opišemo v naslednjih fazah:
Obstaja nekaj osnovnih pravil za to tehniko, ki jih je treba upoštevati za uspeh:
- Čas za sejo mora biti vnaprej določen.
- Udeležence določite vnaprej. Na sejo bi moralo biti 6-8 članov.
- Dnevni red mora biti dovolj jasen za vse udeležence.
- Pri udeležencih je treba določiti jasna pričakovanja.
- Ko dobite vse informacije, združite ideje in odstranite podvojene ideje.
- Ko je končni seznam pripravljen, ga razdelite med druge stranke.
Prednosti :
- Kreativno razmišljanje je rezultat seje možganov.
- Veliko idej v kratkem času.
- Spodbuja enakovredno udeležbo.
Pomanjkljivosti:
- Udeleženci so lahko vključeni v razprave o idejah.
- Podvojenih idej je lahko več.
# 3) Intervju
To je najpogostejša tehnika, ki se uporablja za pridobivanje zahtev. Za vzpostavljanje močnih odnosov med poslovnimi analitiki in zainteresiranimi stranmi je treba uporabiti tehnike intervjujev. Pri tej tehniki anketar postavi vprašanje zainteresiranim stranem, da pridobijo informacije. Enkrat intervju je najpogosteje uporabljena tehnika.
Če ima anketar vnaprej določen sklop vprašanj, se to pokliče strukturiran intervju.
Če anketar nima posebne oblike ali posebnih vprašanj, se temu reče nestrukturiran intervju .
Za učinkovit razgovor lahko razmislite o tehniki 5 Zakaj. Ko dobite odgovor na vse svoje Zakaj ste s postopkom razgovora končani. Odprta vprašanja se uporabljajo za podrobne informacije. V tem intervjuvancu ne more reči samo da ali ne.
Na zaprta vprašanja lahko odgovorite v obliki Da ali Ne, pa tudi na področjih, ki se uporabljajo za potrditev odgovorov.
Osnovna pravila:
- Splošni namen izvedbe razgovorov mora biti jasen.
- Vnaprej določite sogovornike.
- Cilje razgovora je treba sporočiti sogovorniku.
- Vprašanja za razgovor je treba pripraviti pred intervjujem.
- Kraj razgovora mora biti vnaprej določen.
- Treba je opisati časovno omejitev.
- Anketar bi moral informacije organizirati in rezultate čim prej potrditi z intervjuvanci.
Prednosti:
- Interaktivna razprava z deležniki.
- Takojšnje nadaljnje ukrepanje za zagotovitev razumevanja anketarja.
- Spodbujajte sodelovanje in vzpostavljajte odnose z vzpostavljanjem odnosov z zainteresiranimi stranmi.
Pomanjkljivosti:
- Za načrtovanje in izvedbo razgovorov je potreben čas.
- Zaveza se zahteva od vseh udeležencev.
- Včasih je potrebno usposabljanje za izvedbo učinkovitih razgovorov.
# 4) Analiza / pregled dokumentov
Ta tehnika se uporablja za zbiranje poslovnih informacij s pregledom / pregledom razpoložljivih materialov, ki opisujejo poslovno okolje. Ta analiza je koristna za potrditev izvajanja sedanjih rešitev in tudi pri razumevanju poslovnih potreb.
Analiza dokumentov vključuje pregled poslovnih načrtov, tehničnih dokumentov, poročil o težavah, obstoječih dokumentov o zahtevah itd. To je koristno, če načrt načrtuje posodobitev obstoječega sistema. Ta tehnika je uporabna za migracijske projekte.
Ta tehnika je pomembna pri prepoznavanju vrzeli v sistemu, tj.za primerjavo procesa AS-IS s postopkom TO-BE. Ta analiza pomaga tudi, kadar oseba, ki je pripravila obstoječo dokumentacijo, ni več prisotna v sistemu.
Prednosti:
- Obstoječe dokumente lahko uporabimo za primerjavo sedanjih in prihodnjih procesov.
- Obstoječi dokumenti se lahko uporabijo kot osnova za prihodnjo analizo.
Pomanjkljivosti :
- Obstoječi dokumenti se morda ne bodo posodabljali.
- Obstoječi dokumenti so morda popolnoma zastareli.
- Viri, obdelani v obstoječih dokumentih, morda ne bodo na voljo za zagotavljanje informacij.
- Ta postopek je dolgotrajen.
# 5) Fokusna skupina
Z uporabo fokusne skupine lahko od skupine dobite informacije o izdelku ali storitvi. Fokusna skupina vključuje strokovnjake za področje. Cilj te skupine je razpravljati o temi in zagotoviti informacije. Moderator upravlja to sejo.
Moderator bi moral skupaj s poslovnimi analitiki analizirati rezultate in zainteresiranim stranem zagotoviti ugotovitve.
Če je izdelek v razvoju in je o njem potrebna razprava, bo rezultat posodobitev obstoječe zahteve ali pa boste morda dobili nove zahteve. Če je izdelek pripravljen za odpremo, bo razprava o sprostitvi izdelka.
V čem se ciljne skupine razlikujejo od skupinskih intervjujev?
Fokusna skupina ni intervju, ki se izvaja kot skupina; prej gre za razpravo, med katero se zbirajo povratne informacije o določeni temi. Rezultati seje se običajno analizirajo in poročajo. Fokusno skupino običajno sestavlja 6 do 12 članov. Če želite več udeležencev, ustvarite več kot eno fokusno skupino.
Prednosti :
- Informacije lahko dobite v enem samem zasedanju, namesto da bi vodili enega do enega intervjuja.
- Aktivna razprava z udeleženci ustvarja zdravo okolje.
- Lahko se učimo iz izkušenj drugih.
Pomanjkljivosti:
- Mogoče je težko zbrati skupino na isti datum in uro.
- Če to počnete po spletni metodi, bo interakcija udeleženca omejena.
- Za vodenje razprav v fokusnih skupinah mora biti usposobljen moderator.
# 6) Analiza vmesnika
Analiza vmesnika se uporablja za pregled sistema, ljudi in procesov. Ta analiza se uporablja za ugotavljanje izmenjave informacij med komponentami. Vmesnik lahko opišemo kot povezavo med dvema komponentama. To je opisano na spodnji sliki:
Analiza vmesnika se osredotoča na naslednja vprašanja:
- Kdo bo uporabljal vmesnik?
- Kakšne podatke bomo izmenjali?
- Kdaj se bodo podatki izmenjali?
- Kako implementirati vmesnik?
- Zakaj potrebujemo vmesnik? Ali naloge ni mogoče dokončati brez uporabe vmesnika?
Prednosti:
- Navedite zamujene zahteve.
- Določite predpise ali standarde vmesnikov.
- Odkrijte področja, kjer bi to lahko pomenilo tveganje za projekt.
Pomanjkljivosti:
- Analiza je težka, če notranje komponente niso na voljo.
- Ne more se uporabljati kot samostojna dejavnost pridobivanja.
# 7) Opazovanje
Glavni cilj opazovalne seje je razumeti dejavnost, nalogo, uporabljena orodja in dogodke, ki jih izvajajo drugi.
Načrt opazovanja zagotavlja, da so vse zainteresirane strani seznanjene z namenom opazovalnega zasedanja, se dogovorijo o pričakovanih rezultatih in da zasedanje izpolni njihova pričakovanja. Udeležence morate obvestiti, da njihova uspešnost ni ocenjena.
Med sejo mora opazovalec zabeležiti vse dejavnosti in čas, potreben za izvedbo dela drugim, da lahko simulira isto. Po seji bo BA pregledal rezultate in nadaljeval z udeleženci. Opazovanje je lahko aktivno ali pasivno.
Aktivno opazovanje je postavljati vprašanja in poskušati poskusiti delo, ki ga opravljajo druge osebe.
Pasivno opazovanje je tiho opazovanje, torej sedite z drugimi in samo opazujete, kako opravljajo svoje delo, ne da bi jih razlagali.
Prednosti:
- Opazovalec bo dobil praktični vpogled v delo.
- Področja izboljšav je mogoče zlahka prepoznati.
Pomanjkljivosti:
- Udeležence lahko motijo.
- Udeleženci lahko med opazovanjem spremenijo svoj način dela in opazovalec morda ne bo dobil jasne slike.
- Dejavnosti, ki temeljijo na znanju, ni mogoče opazovati.
# 8) Izdelava prototipov
Prototipiranje se uporablja za prepoznavanje manjkajočih ali nedoločenih zahtev. Pri tej tehniki se naročniku dajo pogoste predstavitve z ustvarjanjem prototipov, tako da si stranka lahko predstavlja, kako bo izgledal izdelek. S prototipi lahko ustvarite maketo spletnih mest in postopek opišete z diagrami.
Prednosti:
- Omogoča vizualno predstavitev izdelka.
- Zainteresirane strani lahko povratne informacije posredujejo zgodaj.
Pomanjkljivosti:
- Če sta sistem ali postopek zelo zapletena, lahko postopek izdelave prototipov postane dolgotrajen.
- Zainteresirane strani se lahko osredotočijo na projektne specifikacije rešitve in ne na zahteve, ki jih mora rešiti katera koli rešitev.
# 9) Skupne delavnice za razvoj aplikacij (JAD) / zahtevane delavnice
Ta tehnika je bolj procesno usmerjena in formalna v primerjavi z drugimi tehnikami. Gre za strukturirane sestanke, ki vključujejo končne uporabnike, PM, MSP. S tem se opredelijo, pojasnijo in izpolnijo zahteve.
To tehniko lahko razdelimo v naslednje kategorije:
- Formalne delavnice: Te delavnice so zelo strukturirane in se običajno izvajajo z izbrano skupino zainteresiranih strani. Glavni poudarek te delavnice je opredeliti, ustvariti, izboljšati in doseči zaprtje glede na poslovne zahteve.
- Delavnice za izboljšanje poslovnih procesov: Ti so manj formalni v primerjavi z zgornjim. Tu se analizirajo obstoječi poslovni procesi in ugotovijo izboljšave procesov.
Prednosti:
- Dokumentacija je končana v nekaj urah in je hitro poslana udeležencem v pregled.
- Na kraju lahko dobite potrditev zahtev.
- Zahteve velike skupine so bile v kratkem času uspešno zbrane.
- Soglasje je mogoče doseči, ko se vprašanja in vprašanja postavljajo v prisotnosti vseh zainteresiranih strani.
Pomanjkljivosti:
- Razpoložljivost zainteresiranih strani lahko pokvari sejo.
- Stopnja uspešnosti je odvisna od strokovnega znanja povezovalca.
- Motiva delavnice ni mogoče doseči, če je udeležencev preveč.
# 10) Anketa / vprašalnik
Za anketo / vprašalnik je zainteresiranim stranem podan niz vprašanj, s katerimi lahko kvantificirajo svoje misli. Po zbiranju odgovorov zainteresiranih strani se analizirajo podatki, da se opredeli interesno področje zainteresiranih strani.
Vprašanja naj temeljijo na prednostnih tveganjih. Vprašanja naj bodo neposredna in nedvoumna. Ko je anketa pripravljena, obvestite udeležence in jih opozorite na sodelovanje.
Tu lahko uporabimo dve vrsti vprašanj:
- Odprto: Anketiranec dobi svobodo, da odgovori s svojimi besedami, namesto da izbira med vnaprej določenimi odgovori. To je koristno, a hkrati zamudno, saj je razlaga odzivov težavna.
- Zaključeno: Vključuje vnaprej določen nabor odgovorov za vsa vprašanja, anketiranec pa mora izbirati med njimi. Vprašanja so lahko različna ali jih lahko razvrstite od nepomembnih do zelo pomembnih.
Prednosti:
- Enostavno pridobite podatke od velikega občinstva.
- Udeleženci potrebujejo manj časa, da se odzovejo.
- V primerjavi z intervjuji lahko dobite natančnejše informacije.
Slabost:
- Vsi deležniki se morda ne bodo udeležili raziskav.
- Vprašanja morda ne bodo jasna vsem udeležencem.
- Odprta vprašanja zahtevajo več analize.
- Na podlagi odgovorov udeležencev bodo morda potrebne nadaljnje raziskave.
Med vsemi zgoraj navedenimi tehnikami na spodnji sliki je prikazanih pet najboljših tehnik, ki se običajno uporabljajo za pridobivanje.
Zaključek
V tej vadnici smo videli različne tehnike pridobivanja zahtev. Zdaj je čas, da preučimo različne vrste vprašanj, ki jih lahko zastavljamo glede tehnik pridobivanja.
Spodaj omenjenih nekaj scenarijev, ki vam bodo pomagali pri pripravi na razgovor:
- V organizaciji je več oddelkov in pozvani ste, da zberete zahteve za sistemske programe te organizacije. V organizaciji je N oddelkov, zato morate od vsakega oddelka zbrati zahteve. Torej, kako boste kot poslovni analitik zbirali zahteve?
- Ste že sodelovali pri tehnikah pridobivanja zahtev? Če je odgovor pritrdilen, kateri je po vašem mnenju najučinkovitejši in zakaj?
- Kateri so glavni izzivi, s katerimi ste se srečevali med pridobivanjem?
Poskusite najti odgovore na podlagi vaših izkušenj, vaših trenutnih projektov in odgovore postavite v odsek za komentarje. Sporočite nam, kako boste obravnavali zgornja vprašanja.
Srečno učenje !!
Priporočeno branje
- Kako preizkusiti specifikacijo zahtev za programsko opremo (SRS)?
- 20 najpogostejših vprašanj in odgovorov za intervju s službo za pomoč uporabnikom [2021]
- 18 najpogostejših vprašanj in odgovorov za klicni center 2021
- 20 najpogostejših vprašanj in odgovorov za HR intervjuje
- Kako se kot preizkuševalec spoprijeti s slabimi zahtevami
- 5 smrtonosnih napak pri upravljanju z zahtevami in kako jih premagati
- 35+ najpogostejših vprašanj in odgovorov za intervju z Microsoft Excel
- 34 najpogostejših vprašanj in odgovorov za intervju z milom